Choć dokumentacja w formie papierowej wciąż jest obecna i wielu przedsiębiorstwach korzysta się wyłącznie z takiej formy, to coraz częściej i chętniej sięgamy po nowoczesne rozwiązania. Postępujący rozwój technologiczny i zaawansowane możliwości sprawiają, że w wielu miejscach papierowe dokumenty zastępowane są nową formą dokumentacji elektronicznej. Taki proces, choć niesie za sobą wiele korzyści, jest wymagający. Co warto wiedzieć o wprowadzaniu danych do systemu i dlaczego warto podjąć w tym zakresie współpracę z zewnętrzną firmą? Rozwiewamy wątpliwości!
Wyzwania związane z dokumentacją w formie papierowej
Dokumenty finansowe, księgowe i kadrowe muszą być gromadzone i przechowywane w sposób bezpieczny, trwały i z gwarancją nienaruszalności. Co więcej, nie mogą dostać się w niepowołane ręce, a także powinny był łatwo dostępne dla osób, które są uprawnione do korzystania z nich (np. podczas kontroli).
Biorąc pod uwagę, że dokumentacja papierowa zazwyczaj jest obszerna i jej ilość rośnie wraz z rozwojem formy, należy zapewnić bezpieczne miejsce do przechowywania. Wiąże się to z koniecznością zorganizowania przestrzeni magazynowej, a także przeszkoleniem personelu w sprawie postępowania z dokumentacją. Nie ulega wątpliwości, że obsługa całego procesy generuje koszty. Ponadto gromadzenie w takiej formie niesie za sobą ryzyko zniszczenia, kradzieży i utraty danych. Właśnie dlatego warto zdecydować się na wprowadzenie danych do systemu elektronicznego! Jeżeli interesuje Cię profesjonalne skanowanie dokumentów – Ekoakta jest partnerem, któremu możesz zaufać.
Data entry – o czym należy pamiętać?
Wprowadzanie danych do systemu jest procesem wymagającym wiedzy o aktualnych przepisach, umiejętności obsługi systemu, a także doświadczenia. Do tego zadania należy podejść profesjonalnie i zaangażowaniem, ponieważ będzie on miał znaczenie dla dalszego funkcjonowania organizacji. Skanowanie dokumentów powinno odbywać się przy zastosowaniu zaawansowanego sprzętu, którego obsługą zajmie się wykwalifikowany personel. Angażowanie w ten proces pracowników wewnętrznych mogłoby wiązać się z opóźnieniami, a także nieprawidłowościami, za które trudno winić nieprzeszkolonych pracowników. Właśnie dlatego warto zlecić skanowanie dokumentów lub data entry, czyli wprowadzanie danych do systemu firmie zewnętrznej, np. Ekoakta: cyfrowa dokumentacja techniczna, kadrowa lub księgowa zostanie odpowiednio zabezpieczona i zgromadzona (opisana) według ustalonych schematów.
Skanowanie dokumentów przez zewnętrzną firmę
Poszukując partnera, który zajmie się realizacją tego zadania, warto upewnić się, czy dysponuje on niezbędną infrastrukturą, zapewniającą specjalistyczną obsługę. Najlepsi dostawcy posiadają rygorystyczne certyfikaty bezpieczeństwa, będące gwarancją właściwego postępowania z danymi. Data entry z Ekoakta to zapewnienie, że dokumentacja będzie gromadzona w sposób bezpieczny i zgodny z obowiązującymi normami. Warto wybrać firmę, która poza gwarancją profesjonalnego podejścia, daje możliwość dopasowania zakresu usług do indywidualnych potrzeb organiza
