Od 2019 roku dokumenty kadrowe można przechowywać nie tylko w formie papierowej, ale również elektronicznej. Jest to duże ułatwienie dla przedsiębiorców, zwłaszcza tych, którzy umożliwiają zatrudnionym pracę zdalną. Niemniej jednak digitalizacja dokumentów wymaga zachowania właściwych procedur, które zapewniają bezpieczeństwo danych.
Na czym polega digitalizacja dokumentów HR?
Digitalizacja to przejście z formy papierowej na elektroniczną, zatem mamy tutaj do czynienia ze skanowaniem dokumentów. Więcej na temat tego, jak wygląda cały proces, można przeczytać na stronie: https://hsm-recycling.pl/pl/skanowanie-dokumentow/. Archiwizacja list obecności, ewidencji obecności czy list płac może odbywać się wyłącznie w formie elektronicznej na mocy przepisów, które weszły w życie w 2019 roku. Takie rozwiązanie jest dla przedsiębiorców dużym udogodnieniem, jednak muszą pamiętać o kilku istotnych warunkach.
Jak bezpiecznie przechowywać dokumenty HR?
Decydując się na digitalizację, przedsiębiorcy mają przed sobą spore wyzwanie. Pierwszym z nich jest zabezpieczenie dokumentów na czas skanowania. Nie mogą mieć do nich dostępu osoby trzecie, co naraża na wyciek danych. Ponadto dokumentację trzeba umieścić w szczelnie zamykanych opakowaniach lub pudłach – zgubienie czegokolwiek może wiązać się z poważnymi konsekwencjami. Cała procedura powinna odbyć się w krótkim czasie i sprawnie, dzięki czemu możliwe będzie jak najszybsze skanowanie i archiwizowanie dokumentacji. Pamiętajmy o ustawowych okresach przechowywania akt osobowych, które przybliżono na stronie https://hsm-recycling.pl/pl/blog/ile-czasu-nalezy-przechowywac-listy-obecnosci-66/. Każdy przedsiębiorca archiwizuje dokumenty w taki sposób, aby w razie kontroli były łatwo dostępne, a jednocześnie, aby nie doszło do wycieku danych.
Co warto wiedzieć o elektronicznych listach obecności?
Pracodawcy nie są zobowiązani do prowadzenia list obecności pracowników, które są czymś innym, niż obowiązkowa ewidencja czasu pracy. Niemniej jednak listy pomagają:
-
ustalić, czy pracownik był obecny w miejscu pracy – czy w danym dniu stawił się na stanowisku pracy,
-
potwierdzić obecność pracownika lub jej zaprzeczyć – może być to konieczne na przykład w czasie badania przez policję okoliczności zdarzenia, w którym pracownik jest podejrzanym,
-
potwierdzić ewidencję czasu pracy – w tym kontekście lista obecności jest dokumentem dodatkowym, rozwiewającym ewentualne wątpliwości.
Elektroniczne listy obecności są przechowywane w aktach osobowych, które zawierają informacje konieczne na przykład do wydania dokumentu RP-77 (więcej o jego specyfice można przeczytać na stronie https://hsm-recycling.pl/pl/blog/czym-sa-dokumenty-rp-89/). Jeśli pracodawca nie prowadzi list obecności, w dalszym ciągu ma obowiązek archiwizować inne akta osobowe wymienione w ustawie.
Listy obecności – w jakiej formie prowadzić?
Wielu pracodawców, pomimo braku ustawowego obowiązku, decyduje się prowadzić listy obecności. Popularną praktyką jest podpisywanie się na kartach dostępnych na portierni lub w dziale kadr. Trzeba jednak pamiętać, by nie udostępniać tym samym danych osobowych innych osób. W dobie RODO coraz większym uznaniem cieszą się elektroniczne listy obecności, które znajdują zastosowanie także w przypadku osób pracujących zdalnie. Dzięki nim pracodawcy mogą w każdym momencie sprawdzić, czy dany pracownik stawił się w pracy. Dostęp do nich powinny mieć jednak wyłącznie uprawnione osoby, pamiętając, że w dalszym ciągu mamy do czynienia z danymi objętymi szczególną ochroną prawną.
Artykuł sponsorowany
